Budowlany Masterclass: Cykl wywiadów z praktykami powraca z tematem, który w najbliższych latach zdeterminuje sposób funkcjonowania całego sektora. Choć Krajowy System e-Faktur kojarzony jest głównie z działami księgowości, jego wdrożenie to w rzeczywistości operacyjna rewolucja, wpływająca na płynność finansową, relacje z podwykonawcami oraz konstrukcję kontraktów budowlanych.
Zapraszamy do lektury niezwykle merytorycznego wywiadu, którego udzielił nam Tomasz Dereszewski, Dyrektor i doradca podatkowy w Andersen. Z publikacji dowiedzą się Państwo, jak zarządzać obiegiem dokumentów, na co zwrócić uwagę w umowach, by błędy w systemie IT nie stały się powodem do wstrzymania płatności. To niezbędna dawka wiedzy dla każdego, kto chce zamienić ustawowy obowiązek w strategiczną przewagę technologiczną.
Specyfika branży a technologia: KSeF to nie tylko nowy format faktury, ale rewolucja w obiegu dokumentów. Z Pana perspektywy – jako doradcy pracującego z dużymi podmiotami – jakie są trzy najbardziej krytyczne punkty styku KSeF z operacyjną rzeczywistością firmy budowlanej?
Tomasz Dereszewski (Andersen) KSeF, czyli faktura ustrukturyzowana, kończy najczęściej jakiś element prac lub zamówienie. Jest to w praktyce gospodarczej fundamentalny dokument, na podstawie którego dochodzi do zapłaty za dostarczane towary lub usługi. Kluczowe jest więc, żeby:
- Dokument został wystawiony,
- Zawierał prawidłowe dane, zgodne z wymaganiami prawnymi, ale również
- Doprowadził do płatności.
Każdy z tych etapów, przy dużych organizacjach ma znaczenie.
Po pierwsze czy nasze systemy IT są przygotowane i dostosowane do wystawiania faktur w KSeF. W tym obszarze dostawcy IT przez ostatnie miesiące pracowali ciężko, żeby systemy finansowo-księgowe lub klasy ERP były podłączone do KSeF, pobierały dane z systemów i wysyłały pliki do KSeF, w celu wystawienia faktury. Praktyka pokazuje, że etap ten w przeważającym zakresie zakończył się pozytywnie. Pojawiają się co prawda jakieś błędy po stronie technicznej, ale są szybko naprawiane. To jest obszar technologiczny.
Drugi obszar to wystawianie faktur z prawidłowymi danymi. Trzeba pamiętać, że kształt budowy schemy KSeF jest podyktowany potrzebami zbierania danych o transakcjach przez organy podatkowe. Stąd schema KSeF zawiera tak wiele pól, które należy w prawidłowy sposób wypełnić. Przykładowo przed KSeF wystawca faktury wskazywał kwotę netto, stawkę VAT i kwotę brutto. W dobie KSeF w przypadku kwoty netto system musi byś przygotowany tak, że w zależności od rodzaju transakcji kwota netto będzie pokazywana w schemie KSeF w różnych miejscach, ponieważ dla transakcji krajowych wypełnia się inne pola, niż np. dla eksportu towaru lub WDT – mimo, że cały czas mówimy o kwocie netto faktury. Takich przykładów jest więcej. Stąd w przypadku mapowania pól schemy KSeF w większości przypadków wdrożeniowcy IT nie biorą odpowiedzialności za poprawność merytoryczną mapowań. Technicznie plik xml do KSeF może być wystawiony prawidłowo, ale jest niezgodny z wymaganiami określonymi przez ustawę o VAT – takich przypadków widzimy sporo zwłaszcza na wdrożeniach KSeF z zagranicznym dostawcą IT.
Trzeci obszar związany jest z kwestiami prawnymi i umowami. W przypadku branży budowlanej i montażowej jest to szczególnie jaskrawy przykład, który sprowadza się często do tego, że jeżeli faktura nie zostanie prawidłowo wystawiona i zgodnie z umową, nabywca może odmawiać lub przeciągać płatność. Przed wejściem KSeF było to prostsze. Faktura musiała po postu mieć odpowiednie dane. W dobie KSeF, jeżeli jakieś pola będą źle wypełnione lub niezgodnie z postanowieniami umowy, odbiorca faktury może przeciągać płatność. Jako przykład można podać umiejscowienie nr i daty protokołu kończącego jakiś etap prac. W KSeF nie ma do tego dedykowanego pola. W takim wypadku wystawca może te informacje umieścić w węźle „Dodatkowy Opis” lub np. w „Stopce”. Jeżeli wypełnimy to niezgodnie z ustaleniami z umowy to narażamy się na odwlekania płatności. Mamy więc tu kluczowy aspekt biznesowy – faktura wystawiona, a na płatność czekamy.
Takich obszarów na styku KSeF i biznesu w zasadzie można podawać więcej.
Łańcuch dostaw i podwykonawcy: Sektor budowlany opiera się na rozbudowanej sieci podwykonawców, często mniejszych firm. Jakie ryzyka podatkowe i zatory informacyjne mogą pojawić się w relacji Generalny Wykonawca – Podwykonawca po pełnym wdrożeniu KSeF?
Tomasz Dereszewski (Andersen) Kluczowym i charakterystycznym elementem tej branży to dokumentowanie kolejnych etapów prac w formie protokołów, które są powiązane z fakturami za dany etap prac. KSeF nie pozawala na przesłanie załączników do faktur w formie protokołów, a więc obieg dokumentów idzie przynajmniej dwutorowo.
Tym samym, mamy na wysyłce strumień faktory przez KSeF i strumień dokumentów (protokołów) poza KSeF – np. w formie PDF przesyłanych na maila.
Dokumenty te wychodząc od nas i przychodząc do kontrahenta, np. generalnego wykonawcy (GW) muszą się ze sobą połączyć, żeby stanowiły całość danego etapu prac. Oznacza to, że jako wystawca, ale i obiorca musimy zaplanować jak te dane będziemy obierać. Przykładowo, faktury przekazujemy przez KSeF, bo to wynika z regulacji ustawy o VAT. Natomiast w zakresie pozostałych dokumentów, tj. np. protokołów, musimy ustalić:
- W jaki sposób i w jakiej formie przekazujemy kontrahentowi – czy skany w plikach PDF przesyłane na skrzynkę mailową?
- Czy mamy jako GW założoną dedykowaną skrzynkę mailową pod daną budowę, do zabierania tych dokumentów, czy też jest zbiorcza skrzynka mailowa (co przy dużej liczbie projektów może być problematyczne)?
- Po jakich danych będziemy łączyć fakturę i pozostałe dokumenty, tj. czy to będzie np. nr budowy, który znajdzie się jednocześnie na fakturze KSeF oraz na protokołach, czy w inny sposób?
Kolejny obszar to stosowanie węzłów takich jak Podmiot3, gdzie przykładowo nabywca może prosić wystawcę o wskazywanie miejsca prowadzonej budowy (adresu), by łatwiej przypisywać zakup do miejsca powstania kosztu (MPK). System IT może z automaty wyłapywać pewne dane i wstępnie przypisywać faktur do MPK.
Stąd KSeF przeszedł również na postanowienia umów, które określają szczegółowo wiele kwestii związanych z przekazywaniem danych i dokumentów, załączników, faktur, odbiorem, poprawnością danych, itd.
Z drugiej strony, przemyślany i wdrożony plan zbierania danych, tj. faktur i dokumentów, ogranicza po stronie GW koszty administracyjne obsługi procesu, a więc czas i pieniądze. Tym samym, rozbudowane zapisy dotyczące KSeF i przekazywania danych poza KSeF mają na celu automatyzację lub uproszczenie procesu zakupowego, tak by po stronie np. GW nie angażować dodatkowych zasobów.
Rozliczenia kontraktów długoterminowych: W budownictwie powszechne są faktury częściowe, protokoły odbioru i skomplikowane systemy rozliczeń. Czy KSeF wymusi zmianę w konstruowaniu zapisów o płatnościach i odbiorach w kontraktach budowlanych?
Tomasz Dereszewski (Andersen) W teorii KSeF miał nie zmieniać dotychczasowych sposobów działania, w praktyce jednak zmiany są zauważalne. Na przykładach umów, które zawierają nasi klienci widać, że kwestie związane z dostarczaniem dokumentacji związanej z prowadzonymi projektami, tj. protokołów, zdjęć, map, projektów są szczegółowiej określane. Mamy często wskazywane informacje jakie dane ma zawierać faktura, w tym dane dodatkowe oraz gdzie te dane mamy w schemie KSeF umieszczać. W zakresie dokumentacji dodatkowej pojawiają się zapisy dotyczące miejsca i sposobu dostarczenia dokumentacji lub co ma zawierać paczka dokumentów do rozliczenia danego etapu projektu.
Co jednak najważniejsze, odbiorcy dostosowują również w umowach zapisy dotyczące terminów płatności za faktury w KSeF, tj. przykładowo, że termin nie zaczyna biec do momentu, kiedy załączniki lub faktura nie zostaną poprawnie stworzone i przesłane. Na tym tle w praktyce może dochodzić do sporów, jeżeli np. wykonawca umieści dane wymagane przez kontrahenta (np. nr prowadzonego projektu budowlanego), w miejscu innym niż życzy sobie tego nabywca. Faktura jest wystawiona niezgodnie z umową i daje podstawę do przetrzymania płatności.
Niestety, w praktyce dużo można wymienić takich obszarów.
Data wystawienia faktury a moment powstania obowiązku podatkowego: W KSeF datą wystawienia jest data przesłania dokumentu do systemu. Jak zarządzać ryzykiem błędu w przypadku faktur wystawianych „na koniec miesiąca”, gdzie opóźnienie systemowe może przesunąć VAT na kolejny okres rozliczeniowy?
Tomasz Dereszewski (Andersen) Zasadniczo KSeF nie powinien wpływać na kwestie przesuwania rozliczeń na kolejne okresy rozliczeniowe. Kluczowa tu jest kwestia uznania, kiedy prace zostały wykonane, a więc kwestia protokołów i potwierdzeń przyjęcia etapów. Jeżeli to się przesunie, to również przesunie się moment wystawienia faktury. Klasyką jest niestety, że odbiory i podpisanie protokołów przeciąga się, co de facto opóźnia możliwość wystawiania faktur. Wykonawcy wystawiali więc faktury z datami wstecznymi, ponieważ w praktyce nie było to przedmiotem łatwej weryfikacji. Obecnie, takie wystawienie z datą wsteczną, bez konsekwencji, nie będzie możliwe – przynajmniej od 2027 r., kiedy zaczną obowiązywać kary za błędy w KSeF. Tym samym, jeżeli proces akceptacji i odbioru się przedłuża, z różnych przyczyn, może mieć to negatywny wpływ na cashflow firmy.
Jeżeli nie chcemy narażać się na niepewność, warto szczegółowo określić wymagania jakie strony stawiają przed dokumentacją oraz fakturami – jakie dane mają zawierać i gdzie dostarczyć dokumenty, jakie dane mają być na fakturze oraz w których polach schemy KSeF. Jeżeli pozostawimy to pole do interpretacji, to może się to na nas biznesowo zemścić.
Dokumentacja towarzysząca (załączniki): Wiemy, że KSeF nie przyjmuje załączników (np. kosztorysów, zdjęć z budowy, specyfikacji technicznych). Jaką strategię rekomenduje Pan firmom budowlanym, aby te kluczowe dokumenty nie „zgubiły się” w procesie i nadal stanowiły bezpieczną podstawę do odliczeń?
Tomasz Dereszewski (Andersen) Tu kluczowa jest kwestia dostosowania KSeF i obiegów dokumentów, na tyle na ile jest to możliwe, do istniejących w organizacji procesów. Z punktu widzenia firmy wspierającej wdrożenie KSeF w organizacji najłatwiej byłoby powiedzieć, że takie są przepisy i musicie dostosować całą organizację pod KSeF. Takie podejście, moim zdaniem, jest jednak biznesowo nie do przyjęcia. Koszty takiego przebudowania sposobu działania firmy oraz ryzyko późniejszych błędów czy odstępstw od stosowania istniejących rozwiązań jest zbyt duże. Tym samym, w praktyce spotykamy się najczęściej z podejściem, w którym patrzymy na procesy biznesowe w firmie, a następnie patrzymy jak KSeF oraz obiegi dokumentów możemy dostosować do istniejącego działania firmy.
Co ciekawe, nie ma w tym zakresie jednego słusznego podejścia. Jak pokazuje nam historia projektów, nawet w firmach zajmujących się analogiczną działalnością, czynności, które dzieją się pomiędzy zawarciem umowy, a wystawieniem faktury (strona sprzedażowa) lub odbiorem dokumentu i zapłatą za fakturę (strona zakupowa) potrafią być bardzo różne.
To, nad czym warto się zastanowić w organizacji, to kwestia:
- Jak wyglądają procesy zakupowe i sprzedażowe obecnie w organizacji i jak KSeF się na nie przekłada.
- Jakie dane pokazywaliśmy na fakturach (te wymagane przez prawo, ale i te dodatkowe, ważne z biznesowego punktu widzenia),
- Skąd pochodziły dane go wystawianych faktur i czy prawidłowo zostały one połączone przez dostawcę IT (np. wystawienie faktury do klienta zagranicznego, który w Polsce ma biuro – eksport usług, ale dostawca IT tak zmapował dane, że jeżeli w adresie korespondencyjnym lub węźle Podmiot3 pojawiał się Polski adres (kod kraju „PL”) to traktował to zawsze jako transakcję krajową i dodawał VAT do transakcji). Klientowi zagranicznemu trzeba później tłumaczyć błędy na fakturach oraz korygować je.
- Załączników do faktur – po jakim kluczu będą się one łączyły u nas jako wystawcy, oraz jak połączy je u siebie nabywca.
Warto poświęcić trochę czasu na zmapowanie tych procesów, żeby później przygotować je do KSeF, zastanowić się jak najmniejszym wysiłkiem firmy być zgodnym z przepisami i sposobem działania organizacji. Im lepiej to przygotujemy, tym mniej problemów i kosztów będziemy mieli w związku z operowaniem w nowej rzeczywistości.
Doświadczenie Andersen w skali makro: Andersen wspiera firmy w transformacji cyfrowej na wielu rynkach. Czy na podstawie Pana doświadczeń widzi Pan jakieś „lekcje”, które polskie firmy budowlane mogą wyciągnąć z krajów, które wcześniej przeszły na e-fakturowanie (np. Włochy czy Rumunia)?
Tomasz Dereszewski (Andersen) Faktem jest, że faktury elektroniczne to nie jest nasz lokalny pomysł. Niemniej, musimy pamiętać, że na chwilę obecną te rozwiązania e-fakturowe nie są jednolite w różnych krajach. Rozmawiałem wielokrotnie o tym z naszymi koleżankami i kolegami z naszego biura we Włoszech. Ich rozwiązania dotyczące e-fakturowania zostały inaczej zbudowane i działają na innych zasadach. Przykładowo, polski KSeF to wielka baza danych faktur przesyłanych do kontrahentów, która zbiera informacje o transakcjach. Włoski system działa bardziej jako skrzynka mailowa do przekazywania faktur cyfrowych od wystawcy do nabywcy. Polski system nie pozwala na przesyłanie odrębnych załączników do faktury, natomiast włoski system dopuszcza taką możliwość.
W Polsce każda faktura powinna być wystawiona za pośrednictwem KSeF. Nie ma znaczenia czy wystawiamy do kontrahenta polskiego czy zagranicznego. Różnica jest jedynie w sposobie dostarczania tej faktury. We Włoszech faktury wystawione do klientów spoza Włoch nie przechodzą przez system e-fakturowy, czyli są wystawiane np. w PDF i przesyłane mailem.
Rumuński system RO e-Factura oraz polski KSeF to kolejne przykłady rozwiązań, które są zbliżone do siebie. Działają jako scentralizowane systemy e-fakturowe (tzw. clearance), ale różnią się one znacznie pod kątem przyjętych standardów technologicznych i procesów biznesowych.
Na to wszystko możemy jednak nałożyć fakt, że na poziomie UE trwają prace, żeby od 2030 roku i lat następnych pogłębiać cyfryzację wymiany dokumentów transakcyjnych. W pierwszej kolejności taką elektroniczną wyminą faktur mają być objęte transakcje wewnątrzunijne, a następnie system ma być ujednolicony na poziomie całej UE.
Będzie to pociągało dalsze zmiany w systemach podatników, z drugiej jednak strony spowoduje to większą automatyzację procesów księgowych, a więc i zmniejszy koszty obsługi tych obszarów po stronie firm.
Patrząc przez pryzmat włoskich doświadczeń warto mieć z tyłu głowy, że KSeF sprawia, iż organy podatkowe widzą faktury przez nas wystawione w czasie rzeczywistym. Widzą również wszelkie zmiany, czyli korekty, które będziemy nanosić na umowę. W takim wypadku należy przykładać szczególną uwagę do prawidłowości dokumentowania transakcji. Wszelkie błędy, zmiany opisów, zmiany wartość mogą przykuwać uwagę organów podatkowych. Po połączeniu tych danych z raportowaniem elektronicznych ksiąg podatkowych (JPK_CIT ) śmiało możemy powiedzieć, że podatnicy będą w trakcie ciągłej kontroli podatkowej. To wymusza wyższy standard staranności w rozliczaniach podatkowych.
KSeF jako szansa, a nie tylko obowiązek: Często patrzymy na KSeF jako na obciążenie. Czy w Pana ocenie, po przejściu „szoku wdrożeniowego”, firmy z branży budowlanej mogą zyskać na tej zmianie np. w obszarze automatyzacji controllingu czy przyspieszenia weryfikacji kontrahentów?
Tomasz Dereszewski (Andersen) Mimo trudności związanych z wdrożeniem KSeF, w dłuższej perspektywie dla firm to rozwiązanie będzie korzystne, ponieważ pozwoli na ograniczenie kosztów administracyjnych związanych z księgowością lub obiegiem dokumentów. KSeF pozwoli na automatyzację procesów księgowych i zakupowych. Widać to już na przykładach dużych rynkowych graczy, którzy dostosowują swoje systemy ERP nie tylko w sposób, który będzie zgodny z ustawą o VAT, ale również pozwoli im na automatyzację procesów związanych z przyjmowaniem faktur, przypisywaniem ich do miejsc powstawania kosztów (np. danych projektów budowlanych, odcinków/etapów), elektroniczny obieg dokumentów – w więc szybszy proces zbierania i przechowywania danych.
Dane z KSeF, odpowiednio ustawione w systemach firmowych, mogą również pomóc w generowaniu różnego typu raportów obowiązkowych dla firm, co znowu może sprawić, że koszt obsługi tych procesów będzie niższy dla firmy.
